Unternehmen, in denen mehr als neun Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten haben, sind verpflichtet, einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu bestellen. Nicht jedes kleinere mittelständische Unternehmen möchte für diese Funktion eine Kollegin oder einen Kollegen abstellen und mit umfangreichen Zugriffsrechten ausstatten. Die Mitarbeiterin, der Mitarbeiter in der Funktion des DSB ist nicht weisungsgebunden und muss Zugriff auf alle Daten haben. Er darf nicht der Geschäftsführung angehören und sollte nicht in der EDV-Abteilung arbeiten bzw. Systemadministrator sein.

Die Kosten für Fortbildung und Abstellung bzw. Aufwand der Tätigkeit des internen betrieblichen DSB sind somit nicht unerheblich. Die Einsichtsmöglichkeit in alle Daten ist Vertrauenssache.

Beides kann mit der Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten umgangen werden.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Kostenreduktion, Wahrung der Vertraulichkeit und das Nutzen von Erfahrung. Das Aufgabengebiet des Datenschutzbeauftragten ist weit. Es umfasst Datenschutz und Datensicherheit in technischer wie in personeller Hinsicht. Analyse bestehender Systeme, Konzepte zur Optimierung oder Erweiterung gehören ebenso dazu, wie die Ausarbeitung von Bedienungsanleitungen, Notfallszenarien oder Handlungsanweisungen.